El sistema de Factura Electrónica en Línea (FEL) en Guatemala se ha convertido en un pilar fundamental para los negocios, independientemente de su tamaño. Esta guía completa te ayudará a entender cómo incorporarte y emitir facturas electrónicas en línea de manera eficiente y cumplir con las obligaciones tributarias del país.
¿Qué es la Factura Electrónica en Línea (FEL)?
La Factura Electrónica en Línea (FEL) es un régimen implementado por la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) que permite la facturación en línea a través de la Agencia Virtual. Se trata de una alternativa digital a las facturas físicas que busca facilitar la elaboración de los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE).
¿Cuáles son los requisitos para incorporarse al FEL?
Para incorporarse al FEL, es necesario:
Tener usuario de Agencia Virtual.
Estar inscrito y actualizado en el Registro Tributario Unificado (RTU).
Tener un establecimiento vinculado a la actividad económica.
Que el NIT no tenga marca de "no localizado".
Beneficios de la Factura Electrónica en Línea
El FEL ofrece múltiples beneficios:
Fácil habilitación, verificación y validez legal de documentos.
Autorización inmediata.
Optimización de costos, espacio y horarios.
Emisión de facturas 24/7 desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
¿Quiénes están obligados a emitir documentos FEL?
Están obligados a emitir documentos FEL todos los contribuyentes con un establecimiento inscrito ante SAT que realicen ventas o presten servicios generadores del impuesto al valor agregado (IVA).
¿Cómo se realiza el proceso para incorporarse al FEL?
El proceso para incorporarse al régimen de Factura Electrónica en Línea (FEL) se realiza totalmente en línea a través del usuario de la Agencia Virtual de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT).
El primer paso es ingresar al portal www.sat.gob.gt y dirigirse a la Agencia Virtual utilizando tu Número de Identificación Tributaria (NIT) y contraseña. Una vez dentro, debes buscar en el menú de "Servicios" la opción "Factura Electrónica en Línea" y seleccionar la opción para "Habilitarse como emisor".
El sistema va a solicitar que ingreses una contraseña la cual funcionará como tu firma electrónica para certificar los documentos que emitas. Esta contraseña debe tener mínimo 8 caracteres entre números, letras y símbolos (por ejemplo: Fac7ura#2023). Es importante que la contraseña sea fuerte y la mantengas segura.
Posteriormente, deberás aceptar los términos y condiciones de uso del servicio FEL, en los cuales te comprometes a emitir tus documentos tributarios por medios electrónicos a través de este sistema.
Al finalizar estos pasos, la plataforma efectuará el proceso de habilitación, que regularmente demora unos minutos. Cuando este finalice, ya podrás empezar a emitir tus facturas electrónicas en línea para tus ventas o servicios.
Es un proceso 100% digital y no requiere ningún trámite presencial ni envío de formularios. Simplemente necesitas tu NIT y contraseña de Agencia Virtual para incorporarte al régimen de facturación electrónica y cumplir con esta obligación tributaria de forma rápida y sencilla.
Tipos de documentos electronicos que se pueden emitir
Los tipos de documentos que se pueden emitir varían en función del régimen tributario en el que esté inscrito el contribuyente. Estos incluyen: facturas, facturas cambiarias, facturas de pequeño contribuyente, facturas especiales, notas de abono, notas de débito, notas de crédito, constancias de exención, recibos por donaciones, entre otros.
Medios para emitir documentos FEL
Existen varios medios para emitir documentos FEL: Agencia Virtual por computadora, aplicación AppFel para celulares y certificadores autorizados. SAT brinda el servicio de certificador de forma gratuita.
Las facturas electrónicas pueden entregarse de varias formas: pueden enviarse por correo electrónico, WhatsApp u otros medios. La impresión es opcional y está disponible para su consulta en la Agencia Virtual.
¿Cómo anular una factura?
Para anular una factura, debes ingresar en la Agencia Virtual a "Anular DTE", colocar número de autorización y NIT del receptor, motivo de anulación y firmar electrónicamente.
¿Cómo consultar facturas recibidas?
Para consultar facturas recibidas, en la Agencia Virtual se selecciona "Consultar DTE", se colocan los criterios de búsqueda y las facturas aparecerán disponibles para descargar o imprimir.
El sistema de Factura Electrónica en Línea (FEL) facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales y permite una gestión eficiente de la facturación. Esperamos que esta guía te ayude a entender y aplicar este sistema en tu negocio.
Recuerda, una buena gestión tributaria es fundamental para el éxito de tu empresa. En caso de cualquier duda, no dudes en buscar el asesoramiento adecuado.
Otras Preguntas y Respuestas sobre factura electrónica en Guatemala
¿Es obligatorio emitir factura electronica siendo un pequeño contribuyente?
Sí, es obligatorio. La última fecha para incorporarse a FEL fue el 1 de julio de 2023. Se puede realizar el procedimiento por Agencia Virtual de forma sencilla y ágil.
¿Qué sucede si aparezco como renuente a FEL en el Verificador Integrado, aun después de haberme incorporado?
Puede ser que el sistema no haya sincronizado la habilitación. Se recomienda escribir al correo efactura@sat.gob.gt para eliminar la marca.
¿Se encuentra la notificación de no localizado en el Verificador Integrado?
Sí, se encuentra en el Verificador Integrado al consultar por contribuyente. Es necesario actualizar la información y presentar una carta en la agencia tributaria.
¿El libro tributario también debe ser electrónico al incorporarse a FEL como pequeño contribuyente?
No es obligatorio, puede seguir siendo manual. FEL facilita el llenado de libros pero no es un requisito que sean electrónicos.
¿Hay una opción para imprimir todas las facturas emitidas de una vez?
Sí, se pueden descargar e imprimir en formato PDF o Excel al consultarlas, sin necesidad de hacerlo una por una.
Si tengo muchos clientes en área rural sin correo electrónico, ¿hay opción para imprimir las facturas?
Sí, las facturas se pueden imprimir en centros de Internet o librerías. Las facturas también están disponibles en la Agencia Virtual para consulta.
¿Para cambiar el formato de la factura, necesito ir a una imprenta?
No. El formato de SAT es establecido y no se puede modificar. Se requiere contratar un certificador externo autorizado, el cual tiene un costo.
¿A partir de cuántas facturas debo contratar un certificador?
SAT no establece un mínimo ni máximo. La elección de contratar a un certificador queda a criterio del contribuyente, según su volumen de facturación.
¿Cómo verificar la vigencia de facturas físicas?
Las facturas físicas ya no están vigentes debido a la resolución de incorporación de todos los contribuyentes a FEL. Se deben emitir documentos electrónicos.
¿El cese de actividades de una persona fallecida se puede hacer por Agencia Virtual?
No. El cese de actividades por fallecimiento solo está disponible de forma presencial, aunque otros tipos de ceses sí están disponibles en línea.
¿Cuál es el límite de tiempo para anular una factura?
**Respuesta:** Se recomienda anular una factura antes de presentar la declaración para no afectar impuestos, aunque no hay un límite de tiempo estricto para hacerlo.
¿Qué pasa si olvidé la contraseña de mi firma?
No hay problema. En la Agencia Virtual está la opción para cambiar la contraseña y generar una nueva.
La Factura Electrónica en Línea (FEL) es un sistema moderno y eficiente que ha venido a facilitar la relación entre los contribuyentes y la administración tributaria en Guatemala. Sin embargo, entendemos que con toda nueva implementación pueden surgir dudas y retos.
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